Zelfroosteren? 10 tips om het succesvol te maken
De behoefte aan flexibiliteit en productiviteit blijft onverminderd hoog. Bij werknemers is er een groeiende behoefte om het werkende leven beter in te passen in de andere (zorg)taken. Het maken van collectieve afspraken over de balans tussen werk en privé is echter lastig. Het vereist maatwerk en individuele afspraken tussen leidinggevende en medewerker. Het blijkt dat er zowel voor werkgever als werknemer grote voordelen zijn te behalen. Zelfroosteren kunt u toepassen voor een optimale flexibiliteit bij de inzet van uw personeel en het vergroten van de medewerkertevredenheid. Lees voor u begint deze zelfroosteren tips.
Inhoud
↓ 1. De doelstelling moet een win-win situatie zijn.
↓ 2. Betrek alle partijen vanaf het begin bij het traject
↓ 3. Begin op afdelingen waar het roosteren goed gaat
↓ 4. Regeltjes: less is more
↓ 5. Kiezen of delen
↓ 6. Maak de stappen niet te groot
↓ 7. Zorg voor ruimte om te experimenteren
↓ 8. Hoed u voor de grote schreeuwers
↓ 9. Schaduwdraaien is een slecht idee
↓ 10. Geef niet op!
1. De doelstelling moet een win-win situatie zijn.
Voor zowel werknemer als werkgever biedt zelfroosteren voordelen. Zo biedt het beide partijen meer flexibiliteit, kan de werkgever zijn personeel efficiënter inzetten en verbetert de werk-privé balans voor de medewerkers. Bij elke succesvolle implementatie van zelfroosteren is het voordeel voor beide partijen vooraf duidelijk, en wordt hierover open en eerlijk gecommuniceerd.
2. Betrek alle partijen vanaf het begin bij het traject
Vraag alle belanghebbenden, zoals de OR, vakbonden, management etc. vanaf de voorbereidingsfase om mee te werken en mee te denken. Hun input kan bijzonder waardevol zijn, en hun steun is essentieel. Let wel op voor de draagvlak valkuil! De eenvoudigste weg naar een groot draagvlak is proberen tegemoet te komen aan de wensen van alle betrokkenen. Dit leidt vaak tot een breed gedragen oplossing die echter in de praktijk onwerkbaar is.
3. Begin op afdelingen waar het roosteren goed gaat
Bij afdelingen waar de personeelscapaciteit op orde is en waar medewerkers open staan voor verandering is het wegnemen van eventuele scepsis makkelijker. Zo kan op een harmonieuze en constructieve manier ervaring worden opgedaan met zelfroosteren.
4. Regeltjes: less is more
Teamroosteren is altijd een samenspel tussen medewerkers, manager en roosteraar. Waar het zwaartepunt ligt, hangt af van wat het beste werkt voor het team. Dat zwaartepunt kan ook in de loop van de tijd verschuiven. U begint bijvoorbeeld met een tussenvorm en beweegt dan geleidelijk meer naar zelfroosteren toe. Welke vorm het beste is, hangt ook af van uw sector. Veel roosteroplossingen richten zich op de zorg, maar in andere branches neemt de interesse toe. Denk aan de zakelijke dienstverlening of de retail. Daar zal het roosteren meer gebeuren vanuit de klantvraag. Dit maakt volledig zelfroosteren iets complexer. Een tussenvorm met een basisrooster dat de medewerkers zelf aanpassen zou bijvoorbeeld een goede oplossing kunnen zijn.
5. Kiezen of delen
Uw medewerkers moeten wat te kiezen hebben. Zorg daarom voor variatie in beschikbare werktijden en bij voorkeur ook in dienstlengtes. Zorg er bovendien voor dat de roostergroep bestaat uit medewerkers met gelijke kwalificaties. Zodoende maakt het niet uit wie er op welk moment werkt, als er maar voldoende medewerkers aanwezig zijn. In sommige gevallen past zelfroosteren minder goed. Herken dit soort gevallen, en zoek naar alternatieven.
6. Maak de stappen niet te groot
Zelfroosteren is heel anders dan mensen gewend zijn. Het hele roosterproces aanpassen kan als bedreigend worden ervaren. Het kan nuttig zijn om het roosterproces in niet al te grote stappen te wijzigen, zodat uw medewerkers de gelegenheid krijgen om er aan te wennen.
7. Zorg voor ruimte om te experimenteren
Zelfroosteren kan als een ingrijpende verandering worden ervaren. Daarom is het verstandig om eerst te experimenteren binnen kleine groepen om zo ervaring op te doen, ter voorbereiding op een bredere uitrol.
8. Hoed u voor de grote schreeuwers
Bijna elke afdeling heeft ze: grote schreeuwers. Een relatief klein groepje dat een relatief groot stempel op de groep drukt. Zij hebben de meeste invloed en meestal ook de mooiste roosters. De ‘schreeuwers’ zien wijzigingen in de roostersystematiek vaak als een bedreiging, met name als blijkt dat zelfroosteren zorgt voor een gelijk speelveld met gelijke kansen. De ‘schreeuwers’ zullen hun invloed proberen aan te wenden om hun collega’s er van te overtuigen dat zelfroosteren niet in hun belang is.
9. Schaduwdraaien is een slecht idee
Als een afdeling start met zelfroosteren, maar de eerste tijd nog het oude rooster blijft lopen, wordt het samenstellen van het eigen rooster een theoretische exercitie. De insteek waarmee medewerkers hun rooster maken en de beslissingen die zij hierbij nemen zal dus anders zijn dan wanneer er ‘echt wat van afhangt’. De resultaten van het schaduwdraaien zullen derhalve niet representatief zijn voor het zelfroosteren in de praktijk.
10. Geef niet op!
Uw medewerkers zijn wellicht na de eerste maand nog niet helemaal gewend aan de nieuwe manier van roosteren, en de resultaten van het zelfroosteren zullen hen misschien tegenvallen. De ervaring leert dat de resultaten na 3 à 4 roosterperiodes zeer sterk verbeterd zijn, omdat medewerkers werking van het mechanisme dan volledig doorgronden en ten volle benutten.
Dus doorzetten loont!
Wil je meer weten?
Ga voor meer informatie over zelfroosteren voor medewerkers en de toepassingen naar:
Archive
Is WFM ook een zaak van HR?
Het Workforce Management proces
Personeelsinzet in de retail
Zelfroosteren voor medewerkers
We zijn er voor jou
