Capaciteitsplanning | medewerkers | retail

Een tropische zomer en uitzonderlijk warme herfstdagen: is het een zegen of vloek voor uw retailbedrijf? Feit is hoe dan ook dat bijvoorbeeld het weer een dynamische personeelsplanning en -forecasting vraagt ‒ geen jaar is immers hetzelfde. Zo zijn er natuurlijk meer zaken waarop u flexibel moet inspelen met uw personeelsinzet. Juist daarom is workforce management zo belangrijk.

Helaas heeft u het weer niet in de hand. Toch moet u met uw personeelsinzet in de Retail anticiperen op de invloeden van buiten. Anders zit u of met onnodig hoge loonkosten, dan wel met ontevreden klanten die te lang moeten wachten of niet goed geholpen worden. Het is het eeuwige zoeken naar de ideale balans tussen het juiste aantal mensen met de juiste kennis en ervaring op de winkelvloer en de juiste servicegraad.

Inhoud

↓ Basale trendanalyses
↓ Valkuil
↓ Alle factoren meenemen
↓ Vinger aan de pols

Basale trendanalyses

Veel retailers gaan bij hun personeelsplanning en –forecasting nog uit van globale historische gegevens: het aantal bezoekers dat ze in een vergelijkbare eerdere periode over de vloer kregen of de omzet die ze behaalden. Daar laten ze basale trendanalyses op los, waarna ze de gegevens extrapoleren naar de komende tijd. Aan de hand van een productiviteitscijfer (bijvoorbeeld omzet per uur) wordt bepaald hoeveel personeel er nodig is. Vaak kijken ze daarbij een jaar vooruit, zonder tussentijdse bijsturing.

Valkuil

Maar wat als de zaken anders lopen dan voorzien, zoals bij onverwachtse weersontwikkelingen? Dan komen ze van een koude kermis thuis, om even in de klimaatsfeer te blijven. Een valkuil is bovendien dat het niet zeker is of eerdere klanten wel terugkomen voor een herhalingsaankoop: waren ze ontevreden na hun winkelbezoek, dan is de kans dat ze wegblijven groot. Of misschien vonden bezoekers de wachtrij te lang waardoor ze niet tot een aankoop overgingen. En werd die lagere conversie veroorzaakt door een onderbezetting, dan zal hetzelfde probleem zich waarschijnlijk in de toekomst herhalen. Er is immers niets wezenlijks veranderd aan de personeelsinzet.

Alle factoren meenemen

De vraag is natuurlijk hoe het beter kan. Om te beginnen is het belangrijk om bij het maken van voorspellingen rekening te houden met alle factoren die van invloed zijn op de bezoekersstromen en de verkoop. Behalve het weer zijn dat bijvoorbeeld jaarlijks wisselende feestdagen ‒ zo kan het veel verschil maken of de Kerst of een andere vrije dag in een weekend of doordeweeks valt. Daarnaast zijn er mogelijk verschillen per regio, denk bijvoorbeeld aan economische groeicijfers, en is de impact van marketingcampagnes een niet te onderschatten factor.

Vinger aan de pols

Gedetailleerde trendanalyses, waarbij naar elk relevant aspect wordt gekeken, maken veel specifiekere forecasts mogelijk. Vervolgens is het niet alleen zaak deze vooruitzichten te vertalen naar een optimale personeelsinzet. Het is ook van cruciaal belang om daarna de vinger aan de pols te houden en het vooropgezette budget continu te bewaken: een strategisch en dynamisch proces van periodiek toetsen en bijsturen. Dat kan allemaal met workforce management. Het helpt retailers hun loonkosten en servicegraad te optimaliseren met een dynamische forecasting en planning van personeel onder alle omstandigheden. Weer of geen weer.

Wil je meer weten?

Ga voor meer informatie over Personeelsinzet in de Retail en de toepassingen naar:

→ Analyse van de personeelscapaciteit met plano