chatbot
x

Interflex Nederland
We zijn voor u bereikbaar op
+31 (0)30 6927 163 of per mail

Een optimale personeelsplanning helpt GGZ organisaties naar een betere zorg.

De juiste én voldoende mensen om cliënten de beste zorg te bieden met workforce management van Interflex.

Personeelsplanning een uitdaging

Zorgorganisaties staan iedere dag opnieuw voor de opgave om medewerkers zo goed mogelijk in te plannen. Onlangs stapte een ggz-organisatie over op de nieuwste versie van SP-EXPERT met inzichtelijk planbord en employee self service.

Het tekort aan gekwalificeerde zorgmedewerkers speelt organisaties in heel Nederland parten, zo ook bij ggz-organisaties. Binnen deze organisaties werken vaak grote aantallen medewerkers die ambulant of in een klinische setting hulp bieden bij psychische problemen. Wij spraken met een senior planner van de betreffende ggz-organisatie. “Onder meer door een tekort aan verpleegkundigen is de personeelsplanning een uitdaging. De werkdruk en het ziekteverzuim zijn soms erg hoog. Dat zien we vooral in de klinische zorg.”

Snel opschalen

Een effectieve personeelsplanning betekent zorgen voor een goede basisbezetting, maar ook snel kunnen opschalen bij patiënten met complexe of acute problematiek. Senior planner: “We werken onder meer met bereikbaarheidsdiensten en min-maxcontracten. Daarbij moeten we niet alleen rekening houden met de deskundigheid van medewerkers, maar ook met wettelijke regels voor het maximum aantal werkuren of het aantal keren dat specifieke patiënten moet worden bezocht. Dat maakt onze planning ingewikkeld.”

Een pakket als SP-EXPERT ondersteunt vele zorgorganisaties bij het roosteren van medewerkers. De software wordt vaak gekoppeld aan de HRM-software voor alle benodigde personeelsgegevens (van NAW-data tot afdelings-, functie- en contractinformatie) en wordt vervolgens gevoed met data uit de capaciteitsplanning.

Employee Self Service ontlast de planners

Naast de planners werken nu ook de teamleiders met SP-EXPERT, zegt de projectmanager: “Ze kregen eerst rapportages van de planners, bijvoorbeeld van de overuren, vakantiedagen of het ziekteverzuim. Nu kunnen ze dit soort informatie zelf opvragen of roosters inzien.” Ook de medewerkers kunnen meer zelf doen. Via een gebruiksvriendelijke app op hun smartphone of tablet hebben ze altijd toegang tot de Employee Self Service. “In de oude situatie konden ze alleen via een computer hun rooster of persoonlijke gegevens bekijken. Met de app kunnen ze zelf hun overuren bijhouden, vakantiedagen aanvragen of hun aanwezigheidswensen doorgeven.”

De verantwoordelijkheden voor het controleren en registreren liggen zo waar ze horen, respectievelijk bij de teamleiders en medewerkers. “Behalve dat we een up-to-date oplossing voor personeelsplanning wilden, was dat ook een van de doelstellingen van de overstap. Onze planners hoeven geen administratieve taken meer te doen, maar kunnen zich concentreren op hoe ze medewerkers optimaal inzetten,” aldus de projectmanager.

We weten wat er speelt in uw sector. Met onze workforce management oplossingen kunt u zich daadwerkelijk met de zorg bezighouden.

Demo aanvragen

Meer inzicht en mogelijkheden voor de toekomst

INZICHT IN BEZETTING

De nieuwe SP-EXPERT-versie vergemakkelijkt het roosteren van medewerkers met een gebruiksvriendelijk planbord. De planners kunnen vanuit één scherm werken. Het is bijvoorbeeld mogelijk om verschillende diensten op één dag te bekijken, dienstcodes met de muis te verslepen en eenvoudig van de ene tijdsperiode naar de andere te scrollen. Het planbord geeft duidelijker inzicht in eventuele bezettingsproblemen en hoe ze die kunnen opvangen.

UITBREIDEN EN VERBINDEN

De gebruikersadoptie is een punt van aandacht, benoemt de applicatiebeheerder: “De meeste gebruikers zijn enthousiast, maar sommigen hebben moeite met de overstap. Het is belangrijk dat onze planners meegaan met de ontwikkelingen, want het stopt hier niet. Ook de managers vallen uit gewoonte soms terug op de planners. Daar werken we aan.” Deze ggz-organisatie wil het gebruik van SP-EXPERT verder uitbreiden. Zo is er behoefte aan een workflow voor het goedkeuren van verlofaanvragen. Ook wil de organisatie klinische medewerkers de mogelijkheid bieden om via de app diensten met elkaar te ruilen. “De tevredenheid van medewerkers is heel belangrijk, zeker gezien de krapte op de arbeidsmarkt. Je wilt mensen aan je organisatie binden. Een faciliterend roostersysteem helpt daarbij.”